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采购管理制度

长沙商贸旅游职业技术学院物资采购规定

 

一、为适应市场经济的新形势,规范我院物资采购的工作程序,提高资金使用效率,预防腐败现象的发生,根据学院的有关规定,特制定本规定。

二、根据学院《关于实行经济评审制度的决定》(长商职院行发[2004]34号),由学院经济评审监督小组(以下简称经评组),履行其学院物资采购等经济评审监督职责。

三、本规定所称物资采购的种类包括:

1.教学、办公仪器设备(包括各种计算机软件、电子信息产品)及用品;

2.家具用具;

3.文化宣传用品及打印设备耗材;

4.体育器材;

5.水电机械电器设备及配件;

6.自购的基建工程建设材料;

7.自购的水电、土木维修材料;

8.车辆及配件;

9.锅炉燃料;

10.劳动保护用品;

11.其他需要由后勤处统一采购的物资。

12.图书资料、期刊、教材、教学参考资料、教学练习资料。

零星的教学实训实习耗材,为学生代购的日常生活用品和学院自备车燃料及润滑油料的采购按学院有关规定,由相关部门负责采购管理。

四、按照政府采购要求,凡列入政府集中采购目录的,一律按长沙市财政局长财采购字[2005]9号文件执行。申请采购或使用部门申购的项目,经院领导批准后,报后勤处向政府采购有关部门办理申购审批手续,开标时邀请使用部门、经评组有关人员参与采购活动。

五、政府集中采购目录以外的成批采购或单位价值(或总金额)1万元及以上的物资采购,按《长沙商贸旅游职业技术学院招投标管理办法》和《关于实行经济评审制度的决定》办理,并按市场考察、招标、签订合同等程序进行,由后勤处牵头,使用部门、经评组有关人员(购置专业技术性很强的仪器设备,应有专业技术人员参加)全程参与采购活动。

六、政府集中采购目录以外的零星采购或总金额不足1万元的物资采购事务按以下规定办理:

1.单位价值在1千元以内的日常购置的低值易耗品(属固定资产的除外)由后勤处负责招标定点采购。

2.购置物品单位价值在1千至不满5千元且物品有特殊要求或者规定用途的,由后勤处会同使用部门负责采购;单位价值5千元至不满1万元(或总额5千以上不满1万元)的,由后勤处会同使用部门和经评组人员共同采购。

3.因建设或工作急需,且经财务部门落实了资金来源的采购:

(1)临时购置物品总金额不足500元的,由使用部门申报购置计划,系(部)、处(室)、馆主要负责人批准,原则上交后勤处采购,费用在申报部门预算办公费中支付。

(2)临时购置物品总金额在500元及以上的,由使用部门填制《长沙商贸旅游职业技术学院教学、办公设备(用具)添置申报审批表》,系(部)、处(室)、馆主要负责人签署意见,报院有关领导批准后,按相关规定采购。

七、成批或贵重物资一律按年度财务预算执行。具体操作是:由使用部门编制年添置计划和用款预算,财务处统一汇总,报院长办公会议审议,经批准后纳入年度预算。预算年度内因建设或工作急需,临时增加项目和预算资金的,申请部门须按程序申报审批,并且落实资金来源;需通过政府采购的还需调整采购预算(计划)。后勤处按照经批准的年度预算和物资添置项目及用款计划执行。

虽按程序申报,但未明确资金来源的采购项目,后勤处一律不得受理。超预算支出的采购项目,确实急需的,由提出申请采购和使用要求的部门申请增加预算经费,经有关院领导批准后进入采购程序,未经批准的自行承担超预算责任。

八、物资采购应进行市场考察,由后勤处、使用部门牵头,经评组参与。在考察市场的基础上,由使用部门提出采购物资的品名、数量、规格、型号、功能指标、技术参数、质量保障等要求。若内容不清时不得采购。

九、减少采购环节,降低采购成本。政府集中采购以外的大宗物资采购,原则上应直接到生产厂方购买。可采取函购、预约订购方式,尽可能减少中间环节的费用。

十、因故需要退货或返修的,使用部门应及时查明原因并向后勤处反映情况,协同后勤处及时与供货方联系,做好退货或返修工作。

十一、成批采购或单位价值总金额1万元及以上的物品,原则上要签订合同。签订合同的备份应由经手人和有关负责人签字,作为资料备查,正式对外的合同由学院法定代表人(或法人代表授权人)签字,并加盖院行政公章后方能生效。合同随购物发票作为财务记账凭证。

十二、供货商在规定时间内按要求供货,采购部门应及时组织验收。购入的物品不论多少一律先入库验收(大宗、笨重的物品可通知保管员到使用现场验收)。

购置专业技术性很强的物品(仪器设备等),应有专业技术人员负责专业技术质量方面的验收,验收合格后,在验收单上签字。仪器设备的资料由采购经办人送院档案室存档备查。

十三、报销购置物品的发票,必须按有关审批程序进行审批,按要求批准后方可报销、登记入账。属固定资产的应当交后勤处固定资产管理人员登记财产台账,确认签字。非经允许任何单位和个人不得擅自购买,违反本规定擅自购买的,由购买人负责处理,财务部门不得给予报销。

十四、本规定由后勤处负责解释,自公布之日起执行。





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